В прошлый раз мы рассуждали о том, почему говоря на одном языке люди не понимают друг друга и как это влияет на эффективность выполнения задач. Когда у менеджера и исполнителя разное представление о нужном результате, подчиненный приносит не то, что нужно менеджеру. Часто из-за этой проблемы менеджер сам доделывает/переделывает задание за подчиненного, потому что это его ответственность и за эту ответственность он получает большую заработную плату. А еще чаще в такой ситуации менеджер без анализа причин произошедшего наказывает исполнителя и заставляет его переделывать работу еще раз. Оба варианта развития событий ведут к потере ресурсов, которой можно было бы избежать.

Для того, чтобы обеспечить общее видение результата недостаточно просто уточнить понял ли исполнитель задание — 80% сотрудников всегда ответят на такой вопрос утвердительно, вне зависимости от того, поняли ли они задачу на самом деле. Более того, как мы знаем из прошлого поста, даже те, кто действительно поняли задачу — поняли ее по-своему.

Для устранения разночтений нужно начинать с вопросов вроде «с чего ты начнешь выполнение данного задания? Что будешь делать дальше?» и далее задавать уточняющие вопросы, по ответам на которые вы поймете совпадает ли ваше понимание задачи с понимаем сотрудника, совпадает ли ваш и его «цветочек».

Если задание объемное, то следует попросить исполнителя расписать план выполнения задания с подзадачами и сроками, а после — обсудить его. Такой подход тоже поможет менеджеру понять «цветочек» исполнителя и сэкономит кучу времени в будущем.

Все важные аспекты задания по возможности нужно иллюстрировать примерами и отсылками к прошлому опыту исполнителя — так ему будет проще усвоить информацию и увидеть картину в целом.

Желательно все более-менее важные задачи дублировать в письменном виде или использовать какую-нибудь систему управления проектами типа Битрикса, Бэйскампа или Мегаплана — это позволит исполнителю не забыть о деталях задачи, а менеджеру контролировать ход ее выполнения.

Еще один важный момент — давать задание в соответствии со способностями и опытом исполнителя. Если вы заведомо знаете что он не справится, уровень его компетенций недостаточен, то не поручаете ему «горящие» и ответственные дела. При этом нужно обязательно давать перспективным исполнителям задачи «на вырост», чтобы в процессе работы они учились и их уровень профессионализма рос. В дальнейшем эти исполнители пойдут на повышение и им можно будет делегировать все более важные и ответственные задачи.

Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники быстро (с первого раза) и эффективно выполняли поставленные задачи, то вам нужно потратить время на их обучение, а также поработать над собой в плане правильной постановки и контроля исполнения задач. Обучение персонала и его знакомство с ценностями компании — очень важный этап развития бизнеса. Только так можно обеспечить эффективную работу.

А о ценностях и обучении персонала в следующих постах, следите за обновлениями.